Come combattere lo spam nell’email aziendale

Lo spam nell’email aziendale è un problema tipico di molte attività. Il punto è semplice: c’è un determinato tipo di posta indesiderata che ha buon motivo di intercettare profili imprenditoriali e dipendenti di imprese profilate.

In questo modo è possibile tentare l’advertising intrusivo, si possono proporre offerte e occasioni anche senza aver ottenuto il consenso di inviare quell’email.

Ma questa è solo la migliore delle ipotesi: ci sono altre opzioni che dovrebbero far subito correre ai ripari e attivare un modo sicuro per bloccare le email indesiderate sulla casella di posta elettronica aziendale. Quali sono le soluzioni migliori? Quali sono i rischi reali per chi lascia correre lo spam nell’email aziendale?

Perché un’azienda dovrebbe combattere lo spam?

Diciamo questo per iniziare: è normale ricevere un minimo di spam per chi lavora a contatto con altre aziende, servizi online, SaaS vari ed eventuali e attività di digital PR. Questo però non vuol dire accettare lo stato delle cose e farsi sommergere dai messaggi indesiderati, sia telefonici che via posta elettronica.

Questa condizione rappresenta un rischio e un costo per l’azienda. Secondo dataprot.net, lo spam inviato via e-mail costa alle aziende 20,5 miliardi di dollari l’anno, con una perdita media per dipendente di circa 1.934 dollari.

Questa cifra include la diminuzione della produttività e le spese tecniche affrontate dalle imprese a causa dello spam. Sembra un’esagerazione ma non è così. I problemi possono essere realmente incisivi anche per i dati dei clienti.

Da leggere: qual è lo spam pericoloso per la tua email?

Quali sono i rischi dello spam aziendale via email

Si passa dalla semplice email spazzatura che ti fa perdere tempo per disiscriverti dal database alla possibile truffa in chiave phishing con una comunicazione firmata da un mittente che si spaccia per una grande multinazionale o un ente statale.

Ad esempio puoi ricevere email da INPS, Amazon o Agenzia delle Entrate che comunicano rimborsi, multe, sanzioni: in preda al panico o alla curiosità il dipendente clicca su un link e avvia un processo con conseguenze non piacevoli.

Come truffe in termini economici, furto di dati, installazione di malware per compromettere le macchine e causare danni. In alcuni casi puoi incappare anche in ransomware, lo spam che prende possesso delle macchine e chiede un riscatto per risolvere il problema. Gli scopi sono diversi, vanno dalla pubblicità alle tattiche di compromissione e danno per mettere i bastoni tra le ruote.

 

La maggior parte dello spam segue una via preferenziale: l’email. Ed è questo uno dei motivi che dovrebbero spingerti a migliorare sempre la mail aziendale.

Come risolvere lo spam delle email aziendali?

Inutile ignorare il vero problema: lo spam va combattuto ogni giorno, con azioni semplici ma di sicuro effetto. Mai sottovalutare i danni di questa piaga moderna.

Un’azienda non può impiegare risorse per decidere se un’email va cestinata o meno e non può neanche rischiare di mettere a repentaglio la sicurezza dei dati. Ecco una serie di consigli per contrastare e bloccare l’arrivo di email indesiderate.

Lavora sulla formazione interna del team

Il primo metodo per affrontare il problema dello spam aziendale: fai formazione. Istruisci i dipendenti e le persone che lavorano con te – colleghi, superiori e magari dirigenti – ad affrontare nel miglior modo possibile le minacce via email.

Quindi non bisogna rispondere ai messaggi sospetti, soprattutto mai cliccare o scaricare allegati, ed è consigliabile non usare l’email aziendale per iscriversi a servizi di dubbia utilità. Inoltre, bisogna istruire chi lavora in azienda al buon uso di:

• Blacklist.
• Firewall.
• Filtri antispam.

Ovviamente a tutto ciò si aggiunge un lavoro di manutenzione e aggiornamento costante del software utilizzato per contrastare la posta indesiderata.

Attenzione a come si usa l’email

Ogni dipendente ha un’email aziendale? Perfetto, va usata solo per ciò che riguarda la propria attività lavorativa. Se c’è bisogno di iscriversi a un servizio online bisogna valutare la possibilità di utilizzare delle email temporanee o che comunque non vengono lette, inviate nei programmi di gestione della posta.

Mantenere riservate le email dei dipendenti – e sicuramente quelle dei clienti – è uno dei modi per gestire al meglio la posta indesiderata e ridurre lo spam.

Nascondi l’email sul sito web

Non utilizzare il contatto di posta elettronica per esteso sul portale istituzionale. Aggiungi un form nella pagina dei contatti e scrivi il tuo indirizzo nel footer camuffando la presenza della chiocciola. Ad esempio così: info [at] nomeazienda.it.

Ci sono dei programmi molto avanzati – si chiamano spambot – che in modo automatico vanno alla ricerca di contatti email sul web. Riconoscono la tipica formula dell’indirizzo email e la aggiungono nel database per inviare spam.

Acquista un buon antispam

Ultimo consiglio, forse quello definitivo. Tutte le attività per contrastare i pericoli possono aiutarti nel prevenire inutili aperture di messaggi che poi si rivelano indesiderati. Ma se vuoi bloccare la massa di spam che ogni giorno arriva sulla tua casella di posta elettronica devi puntare su un vero antispam, un software in grado di eliminare ciò che non serve lasciando passare le comunicazioni utili.

Perché il problema di molti programmi per combattere la posta non richiesta è l’eccessivo filtraggio: rischi di bloccare le comunicazioni importanti, quelle che riguardano i clienti. Però non tutti hanno questo nodo da sciogliere.

Da leggere: come cancellarsi da email pubblicitarie

Come risolvere lo spam nelle email in azienda?

La nostra proposta si chiama Zerospam. Si tratta di un filtro avanzato che consente di bloccare la posta indesiderata lasciando passare solo ciò che serve alla tua comunicazione con clienti, dipendenti, collaboratori, colleghi e fornitori.

Un sistema basato sull’intelligenza artificiale apprende le tue abitudini e si adegua in modo da adeguarsi alle tue esigenze. Chiedi una prova gratuita subito e inizia a lavorare meglio con la tua posta elettronica professionale.